At Iron Mountain we know that work, when done well, makes a positive impact for our customers, our employees, and our planet. That’s why we need smart, committed people to join us. Whether you’re looking to start your career or make a change, talk to us and see how you can elevate the power of your work at Iron Mountain.
We provide expert, sustainable solutions in records and information management, digital transformation services, data centers, asset lifecycle management, and fine art storage, handling, and logistics. We proudly partner every day with our 225,000 customers around the world to preserve their invaluable artifacts, extract more from their inventory, and protect their data privacy in innovative and socially responsible ways.
Are you curious about being part of our growth story while evolving your skills in a culture that will welcome your unique contributions? If so, let's start the conversation.
Zadania:
- Zarządzanie procesem obsługi klienta
- Kontaktuje się z klientem zewnętrznym i wewnętrznym,
- Dba o realizację projektów i procesów zgodnie z Instrukcjami i Warunkami technicznymi,
- Kontroluje proces archiwizacji realizowany przez Jednostki organizacyjne.
- Monitoruje poprawność archiwizowania dokumentów przez Jednostki organizacyjne w dedykowanych systemach (w zgodności z regulacjami wewnętrznymi).
- Monitoruje proces „Feedback” oraz „Pośrednik” polegający na wymianie elektronicznej danych między Bankiem a Firmą Zewnętrzną.
- Uczestniczy w procesach masowego wyszukiwania dokumentów, np. podczas sprzedaży wierzytelności inicjowanej i realizowanej przez Jednostki windykacyjne.
- Inicjuje, nadzoruje oraz raportuje coroczny proces kwalifikacji (niszczenia/brakowania) dokumentów znajdujących się w Archiwum Zewnętrznym.
- Wykonuje przegląd pudeł wytypowanych podczas procesu kwalifikacji (niszczenia/brakowania) do których w Banku nie ma przypisanej Jednostki organizacyjnej będącej właścicielem pudła.
- Wykonuje czynności wynikające z posiadanych uprawnień administratora biznesowego systemu dedykowanego do archiwizacji, np.: importuje/eksportuje dane, modyfikuje ustawienia słownikowe typów dokumentów, aktualizuje statusy rejestracji.
- Raportuje i zgłasza dokumenty uznane za zaginione w dedykowanym systemie.
- Kontroluje proces niszczenia dokumentacji kategorii BC (niearchiwalnej).
- Zapewnia wsparcie merytoryczne Jednostkom organizacyjnym w procesach dotyczących bezpiecznego niszczenia nośników informacji.
- Zapewnia dostępność pojemników na niszczone nośniki informacji kat. BC w lokalizacjach Banku.
- Weryfikuje wystawiane przez Firmę Zewnętrzną certyfikaty z bezpiecznego niszczenia nośników.
- Odpowiada za aktualizację harmonogramu cyklicznych wymian pojemników na niszczone nośniki informacji.
- Obsługuje i realizuje zgłoszenia wpływające od Jednostek organizacyjnych drogą mailową, telefoniczną lub poprzez dedykowany system zgłoszeniowy.
- Odpowiada za współpracę z Firmami Zewnętrznymi poprzez kontrolę terminowości dostaw, egzekwowanie warunków współpracy zapisanych w umowach.
- Odpowiada za aktualizację list autoryzacyjnych pracowników Firm Zewnętrznych.
- Bierze udział w procesie transformacji, relokacji oraz zamknięć Jednostek poprzez zapewnienie wsparcia przy archiwizacji, bezpiecznym niszczeniu oraz transporcie dokumentów między Jednostkami lub bezpośrednio do Archiwum Zewnętrznego.
- Zapewnia prawidłową i terminową ewidencję korespondencji przychodzącej.
- Uczestniczy spotkaniach dotyczących weryfikacji „pism trudnych”, wobec których nie można ustalić Jednostki merytorycznej.
- Zapewnia wsparcie merytoryczne Jednostkom bankowym w procesach dotyczących archiwizacji dokumentów papierowych i elektronicznych.
- Realizuje kontrole funkcjonalne wykonywane w Sekcji Archiwum i Zarządzania Korespondencją.
- Realizuje kontrole dzienne z poprawności procesu archiwizacji na wybranych próbkach w systemie archiwizacyjnym.
- Dokonuje przeglądu z zaległości w archiwizacji dla osób wobec których ma nastąpić ustanie stosunku pracy.
- Bierze udział w pracach związanych z modyfikacjami i rozwojem systemów stosowanych w procesie archiwizacji oraz procesie korespondencji. Uczestniczy w testach aplikacji wspomagających realizację procesu archiwizacji.
- Uczestniczy w projektach lub zleceniach związanych z realizacją procesu archiwizacji, niszczenia nośników.
- Opisuje merytorycznie, rozlicza oraz weryfikuje pod kątem poprawności i zasadności faktury dotyczące Grup kosztowych należących do Sekcji Archiwum i Zarządzania Korespondencją.
- Zgłasza rezerwy oraz prognozy budżetowe.
- Współpracuje z administratorami IT dedykowanymi do systemów wspierających proces archiwizacji.
Aktualizuje zasady, procedury, regulacje, instrukcje, których właścicielem jest Sekcja Archiwum i Zarządzania Korespondencją. - Przeprowadza wewnętrzne szkolenia dla Jednostek organizacyjnych z procesu archiwizacji.
- Weryfikuje braki fizyczne oraz zaginione dokumenty, zgłasza przegląd przesyłek.
- Przygotowuje zestawienie kosztów do wewnętrznego systemu lub Przygotowuje miesięczne zestawienie kosztów dla Sekcji Archiwum.
- Zapewnienie płynności procesu
- Raportowanie postępów prac do bezpośredniego przełożonego
- Obsługuje dokumenty elektroniczne
Zadania ogólne:
- Dba o powierzone mienie i majątek firmy
- Dba o powierzone mienie i majątek firmy
- Dba o dobry wizerunek firmy i PR wewnętrzny i zewnętrzny firmy
- Zapewnia odpowiednie warunki pracy w zakresie bhp
- Współpracuje z pracownikami innych działów w firmie
- Przestrzega i monitoruje stosowanie obowiązującej w firmie organizacji pracy oraz regulaminów, procedur i innych instrukcji wewnętrznych w tym p. poż i BHP
- Wykonuje inne polecenia przełożonego pozostające w związku z wykonywaną pracą
#donot post
Category: Operations Group