Voor ons Hospitality-team zijn we op zoek naar een gastvrije, enthousiaste en professionele Back of House Assistant. In deze rol richt je je voornamelijk op ondersteuning en administratie, met als doel de dienstverlening van Linklaters efficiënt en soepel te laten verlopen.

Wat ga jij doen?

• Administratieve taken: jij overziet en beheert de lunchbestellingen, verzorgt de inkoop van kantoorbenodigdheden, coördineert de bezetting van parkeerplaatsen en valideert parkeerkaarten, controleert de kantoorbezetting, administreert de uitgifte van toegangspassen en kantoorfietsen.

• Event support: je ondersteunt bij het organiseren van cateringdiensten voor vergaderingen en evenementen, en onderhoudt contact met leveranciers en coördineert de bestellingen.

• Communicatie: je beantwoordt telefoontjes en e-mails, en indien nodig verwijs je deze op de juiste manier door binnen kantoor.

• Facilitair management: je werkt samen met de Facility Management Coordinator, controleert facturen en onderhoudt relaties met leveranciers.

• Postverwerking: je organiseert de post- en koeriersdiensten met de focus op urgentie en nauwkeurigheid.

• Hotel- en vluchtreserveringen: indien nodig.

Over het Team

Het Operations and Hospitality team van Linklaters bestaat uit een Operations and Hospitality Team Leader, een Facility Management Coordinator, een Front of House Coordinator, twee Back of House Assistants, een Receptionist en een parttime Front of House Assistant. Zij wijden zich aan het creëren van een professionele en stijlvolle kantooromgeving en het uitdragen van een gastvrije sfeer voor cliënten en andere bezoekers. Door hun inzet ondersteunen zij collega's zodat deze hun verantwoordelijkheden effectief en zorgeloos kunnen uitvoeren. Daarnaast biedt dit team ondersteuning en advies bij de organisatie van zowel interne als externe evenementen en vergaderingen.

Wat neem je mee?

• Een oog voor detail. Of eigenlijk: twee ogen voor detail! Je werkt nauwkeurig.

• Een professionele houding; pro-actief en gastvrij!

• Teamspeler: je werkt graag met, en voor anderen.

• Communicatieve vaardigheden: je bent in staat om zowel mondeling als schriftelijk efficiënt en helder te communiceren met collega’s, klanten en leveranciers. In correct Nederlands en Engels.

• Een goede beheersing van Microsoft Office: Outlook, Excel, PowerPoint en Word.

• Flexibiliteit en betrouwbaarheid. Jouw aantal werkuren per week bepalen we in overleg, met een minimum van 30 uur en fysieke aanwezigheid van 4 dagen per week. Je functie vereist een actieve inzet tijdens de ochtenden (vanaf ca 09:00 uur). Werkzaamheden na kantooruren, zoals receptiediensten en ondersteuning bij evenementen kunnen voorkomen.

• Je bent in het bezit van een geldig BHV certificaat óf je bent bereid deze te halen en deel uit te maken van het BHV team.

Wat bieden wij jou?

Werken bij Linklaters LLP betekent werken in een interessante internationale omgeving. Wij zijn een internationaal advocatenkantoor dat toonaangevende bedrijven, financiële instellingen en overheden adviseert bij complexe en grensoverschrijdende transacties, projecten en procedures. Linklaters hanteert hoge standaarden, ook als het aankomt op prettig werkgeverschap. Dit zie je sterk terug in zowel de arbeidsvoorwaarden als in de diverse en inclusieve cultuur.

Naast mooie arbeidsvoorwaarden (zoals vakantiebijslag en een 13e maand, en een discretionaire bonusregeling) ontvang jij:

• Pensioenregeling;

• Maandelijkse fitnessvergoeding;

• Korting op verzekeringen;

• Reiskostenvergoeding o.b.v. OV;

• Gezonde en gevarieerde lunch tegen een vaste vergoeding van €2,50 per dag

• Wekelijks gratis gebruik van een masseur.

Daarnaast biedt Linklaters veel sociale activiteiten. Er wordt heel regelmatig iets leuks georganiseerd (zoals een jaarlijkse skireis en personeelsevents) en je bent welkom (maar nooit verplicht) om hieraan mee te doen!

Sollicitatieprocedure

Solliciteer online via onderstaande link. We ontvangen graag jouw cv en korte motivatie (maximaal 300 woorden) waarin je in ieder geval jouw beschikbaarheid vermeldt. 

De sollicitatieprocedure zal bestaan uit twee interviewrondes en een taalvaardigheidstest in zowel Engels als Nederlands.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Coosje Knape, Recruitment Advisor a.i., via 020-716 88 76 of [email protected].

Technical Skills:

This list of duties and responsibilities above is not exhaustive.  It is intended to describe the general content of, and requirements for, the performance of this job. As such, the role may also include the undertaking of additional tasks as required.