Are you ready to shape the future of GSK’s engagement with the global healthcare community? As the Strategic Partner for External Events & Customer Experience, you’ll be at the forefront of Booths & Conference Sponsorship Management, playing a key role in crafting and executing GSK’s strategic presence at industry-leading congresses worldwide.

In this high-impact position, you’ll lead the annual brand planning process across multiple departments—Marketing, Medical, and Government Affairs (GAMA)—to define and refine GSK’s approach to booth sponsorships and conference activations. Your ability to drive alignment and collaboration will be crucial as you ensure that GSK maximizes its presence at both international and domestic congresses, exploring new and emerging opportunities that strategically align with our business objectives.

You will be responsible for ensuring that all conference sponsorship requests not only meet the eligibility criteria but also comply with the Innovative Medicines Canada (IMC) Code of Ethical Practices and conference-specific guidelines. This means balancing strategic vision with an unwavering commitment to ethical standards and compliance.

This role demands a visionary leader with a passion for innovative customer experiences, the ability to navigate complex, cross-functional collaboration, and a relentless drive to elevate GSK’s position in the global healthcare landscape. If you are ready for a challenge where your strategic decisions shape GSK’s future in a high-stakes, fast-paced environment, this is your opportunity to make an impact like never before.

Key Responsibilities and Activities

• Advance Annual Planning & Cross-functional/Organizational Leadership for Customer Events (Conferences, Booths, & Symposia)

• • Organizational Lead provides Conference/Booth/Symposium Expertise to prepare our Commercial/Brands /Medical/Government partners for annual strategy/tactical plans.

  • Partners cross-functionally within the organization to lead/organize annual event planning that includes national/provincial/district congresses, medical/academic associations, government partners, representatives, and other customer-facing field personnel.

  • Respected organizational ambassador/contact to external partners (Medical, Academic, Government, etc.)

  • Making recommendations on overall approach, new congress opportunities

• Executional Excellence and Attention to Detail

  • Engagement- Organizing Conference Strategy Meetings. Leading a meeting across divisions and TAs ahead and after a conference with registrants where:

    • Conference presence is summarized.

    • Logistics on where to pick up materials set-up and take down.

    • Coordinating a record of engagement/initiatives at the conference

  • Follow-up and Learnings- Summarizing conferences insights to inform GSK Canada presence in the following year to provide continuity/improvement in process.

  • Familiar with Key Account Management approach, uncovering and surpassing customer needs.

• Process-driven to gain Efficiencies

  • Proactively drives and considers elements of automation and reporting to drive efficiencies in process

  • Ensure SOP (Strategic Operating Procedures) are clearly defined, responsibilities assigned, metrics established, tracked, and improvements suggested

  • Establishes clear processes and records for audit purposes

Skills Required

• Strategic Partner and Leadership

  • As Conference, Booth, & Symposium lead, takes advance consultative approach in driving annual pre-planning sessions internally with Commercial, Medical, and GAMA partners

  • Expertise/Learnings in Conference/Booths/Symposium allows candidate to establish new procedures, recommendations to brand teams on annual approach

  • Explore new congress (int’l/domestic) opportunities

• Liaison/Guidance

  • Direct Point of Contact with external Partners

  • Provides guidance w/brands (coaching and guiding) on Key Elements of Customer Experience

  • Expertise on optimizing benefits, attendance, info capture

  • Partner with external partners

    • Deliver customer experience (Speakers, Promotions & Material, Booth Infrastructure, Technical/AI Interactivity)

    • Reliable partnership- ensures GSK shows up reliably for HCOs, there is a need to clarify accountabilities and better resource enterprise tactics

• Training/Organizational Capabilities

  • Onboarding new PMs, building capabilities within the organization

• Organization/Deliverables

  • Driving deliverables under tight timelines

  • Ensuring conference timelines are met (due date for symposia, poster presentations, etc)

  • Establish organizational training on workflow and processes (SOP, training materials and responsibilities)

  • Driving accountability of partners through establishment and reporting of relevant metrics

Qualifications

• 3-4 Years Experience in Event Management/Activity

• Demonstrated ability to proactively manage workload, timelines and identify priorities. 

• Galvanizes others toward a common goal. 

• Build relationships with relevant internal functions.

• Proven ability to work on multiple projects simultaneously.

• Ability to think and work agile to meet constantly shifting priorities and timelines.

• Someone who can hit the ground running and is integral to the Business Readiness Team. 

• Work well within a Team environment as well as under their own initiative.  

• Commercial experience is an asset.

• Good planning, prioritization, and decision-making capabilities

• Good oral and written communication skills

• High resilience and agility

• Ability to adjust and tailor delivery to target the specific knowledge and unique capabilities of each class.

• Service orientation, customer-focused.

• Curiosity/Ownership/ Solution-Oriented

• Initiative/Self-starter/Independence/Self-Motivated

• Conceptual Thinker

• Accountability- tight deadlines on multiple items

• Managing complexity in a highly regulated multicultural environment

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Partenaire stratégique, événements externes et expérience client

Êtes-vous prêt à façonner l'avenir de l'engagement de GSK auprès de la communauté mondiale des soins de santé ? En tant que partenaire stratégique pour les événements externes et l'expérience client, vous serez à l'avant-garde de la gestion des kiosques et des commandites de conférence, jouant un rôle clé dans la conception et l'exécution de la présence stratégique de GSK lors de congrès de premier plan dans le monde entier.

Dans le cadre de ce poste à fort impact, vous dirigerez le processus annuel de planification de la marque au sein de plusieurs départements - marketing, médical et affaires gouvernementales (GAMA) - afin de définir et d'affiner l'approche de GSK en matière de parrainage de stands et d'activités de conférence. Votre capacité à favoriser l'alignement et la collaboration sera cruciale, car vous veillerez à ce que GSK maximise sa présence dans les congrès internationaux et nationaux, en explorant les opportunités nouvelles et émergentes qui s'alignent stratégiquement sur nos objectifs commerciaux.

Vous devrez vous assurer que toutes les demandes de commandite de congrès répondent non seulement aux critères d'admissibilité, mais aussi au Code de déontologie de Médicaments innovants Canada (MIC) et aux lignes directrices propres à chaque congrès. Cela signifie qu'il faut trouver un équilibre entre la vision stratégique et un engagement inébranlable à l'égard des normes éthiques et de la conformité.

Ce rôle exige un leader visionnaire avec une passion pour les expériences client innovantes, la capacité de naviguer dans une collaboration complexe et interfonctionnelle, et une volonté inébranlable d'élever la position de GSK dans le paysage mondial des soins de santé. Si vous êtes prêt à relever un défi où vos décisions stratégiques façonnent l'avenir de GSK dans un environnement où les enjeux sont élevés et le rythme rapide, c'est l'occasion pour vous d'avoir un impact comme jamais auparavant.

Principales tâches et responsabilités

• Favoriser la planification annuelle et le leadership interfonctionnel et organisationnel pour les événements des clients (conférences, kiosques et symposiums).

  • Le responsable organisationnel fournit une expertise en matière de conférences, de kiosques et de symposiums afin de préparer nos partenaires des équipes Exploitation commerciale et Affaires médicales et nos partenaires gouvernementaux à la stratégie et aux plans tactiques annuels.

  • Agir comme partenaire interfonctionnel au sein de l’organisation pour diriger et organiser la planification annuelle d’événements, notamment des conférences nationales, provinciales et de district, des Affaires médicales, des partenaires universitaires et gouvernementaux, des représentants et d’autres membres du personnel sur le terrain qui sont en contact avec la clientèle.

  • Agir comme ambassadeur et contact organisationnel respecté auprès de partenaires externes (secteur médical, universités, gouvernements, etc.)

  • Formuler des recommandations sur les approches globales et les nouvelles occasions en matière de conférences.

• Excellence de l’exécution et souci du détail.

  • Engagement – organisation de réunions portant sur les stratégies en matière de conférences. Diriger une réunion entre les divisions et les CT avant et après une conférence, avec les inscrits, au cours de laquelle on discute des éléments suivants :

    • Faire état de notre présence à la conférence.

    • Logistique relative à l’installation et au retrait des matériaux.

    • Coordination de registres de mobilisation et d’initiatives lors des conférences.

  • Suivis et formations – résume les renseignements recueillis lors des conférences pour organiser la présence de GSK Canada au cours de l’année suivante afin d’assurer la continuité et l’amélioration des processus.

  • Connaissance de l’approche en matière de gestion des comptes principaux, découverte et surpassement des besoins des clients.

• Axé sur les processus pour gagner en efficacité.

  • Proactivité et prise en considération des éléments d’automatisation et d’établissement de rapports afin d’améliorer l’efficacité des processus.

  • S’assurer que les procédures opérationnelles normalisées (PON) sont clairement définies, que les responsabilités sont attribuées, que les mesures sont établies, qu’un suivi est effectué et que des améliorations sont suggérées.

  • Établir des processus et monter des dossiers clairs à des fins de vérification.

Compétences requises

• Partenaire stratégique et leadership

  • En tant que responsable de la conférence, du kiosque ou du symposium, adopte une approche consultative au préalable pour gérer les sessions de planification préalables annuelles en interne avec l’équipe Exploitation commerciale, les Affaires médicales et les partenaires des GAMA.

  • Expertise et apprentissage dans les conférences, les kiosques et les symposiums qui permettent au candidat d’établir de nouvelles procédures et de faire des recommandations aux équipes de marques concernant une approche annuelle.

  • Exploration des nouvelles occasions de conférences (sur la scène international et nationale).

• Établissement de liens et orientation.

  • Point de contact direct avec les partenaires externes.

  • Fournir des conseils quant aux marques (encadrement et orientation) sur les éléments clés de l’expérience client.

  • Expertise de l’optimisation des avantages, de la participation et de la saisie des renseignements.

  • Partenariat avec des intervenants externes.

    • Offrir une expérience client (conférenciers, promotions et matériel, infrastructure du kiosque, interactivité technique ou en matière d’IA).

    • Partenariat fiable : veille à ce que GSK assure une présence fiable pour les OSS, il est nécessaire de clarifier les responsabilités et d’améliorer l’affectation des ressources pour les tactiques d’entreprise.

• Formation/aptitudes organisationnelles

  • Intégration des nouveaux chefs de produits, renforcement des capacités au sein de l’organisation.

• Organisation/produits livrables.

  • Fournir les livrables dans des délais serrés.

  • S’assurer que les échéanciers des conférences sont respectés (date limite pour les symposiums, présentations d’affiches, etc.)

  • Mettre en place une formation organisationnelle sur le flux de travail et les processus (procédure opérationnelle normalisée, matériel de formation et responsabilités).

  • Encourager la responsabilisation des partenaires par l’établissement et la production de rapports sur les indicateurs pertinents.

Compétences de base

• De 3 à 4 ans d’expérience dans la gestion d’événements et d’activités.

• Capacité avérée à gérer de façon proactive la charge de travail, les échéanciers et d’établir les priorités.

• Motive les collègues à atteindre un objectif commun.

• Établit des relations avec les fonctions internes pertinentes.

• Capacité avérée à travailler sur plusieurs projets simultanément.

• Capacité de penser et de travailler avec agilité pour répondre aux priorités et aux échéanciers en constante évolution.

• Aptitude à se mettre au travail rapidement et à faire partie intégrante de l’équipe de préparation des activités commerciales.

• Capacité de travailler au sein d’une équipe et de façon autonome.

• Expérience dans le secteur commercial, un atout.

• Bonnes capacités de planification, d’établissement des priorités et de prise de décisions.

• Excellentes aptitudes en communications écrites et orales.

• Grande résilience et agilité.

• Capacité d’adaptation de la prestation de services en fonction des connaissances spécifiques et des capacités uniques de chaque catégorie.

• État d’esprit axé sur le client et le service à la clientèle.

• Curiosité, prise en charge et accent sur les solutions.

• Esprit d’initiative, autonomie, motivation.

• Pensée conceptuelle.

• Responsabilisation : délais serrés pour de multiples aspects.

• Gestion de la complexité dans un environnement multiculturel hautement réglementé.

#LI-Hybrid

#LI-Hybride

Why GSK?

Uniting science, technology and talent to get ahead of disease together.

GSK is a global biopharma company with a special purpose – to unite science, technology and talent to get ahead of disease together – so we can positively impact the health of billions of people and deliver stronger, more sustainable shareholder returns – as an organisation where people can thrive. We prevent and treat disease with vaccines, specialty and general medicines. We focus on the science of the immune system and the use of new platform and data technologies, investing in four core therapeutic areas (infectious diseases, HIV, respiratory/ immunology and oncology).

Our success absolutely depends on our people. While getting ahead of disease together is about our ambition for patients and shareholders, it’s also about making GSK a place where people can thrive. We want GSK to be a place where people feel inspired, encouraged and challenged to be the best they can be. A place where they can be themselves – feeling welcome, valued, and included. Where they can keep growing and look after their wellbeing. So, if you share our ambition, join us at this exciting moment in our journey to get Ahead Together.

GSK is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion.  We welcome applications from all qualified individuals to apply to our career opportunities. GSK is committed to accommodating persons with disabilities. If you need accommodation at any stage of the application process or want more information on our accommodation policies, please contact us at [email protected].  Please do not send resumes to this e-mail and instead apply through the online application process of this posting.

Important notice to Employment businesses/ Agencies

GSK does not accept referrals from employment businesses and/or employment agencies in respect of the vacancies posted on this site. All employment businesses/agencies are required to contact GSK's commercial and general procurement/human resources department to obtain prior written authorization before referring any candidates to GSK. The obtaining of prior written authorization is a condition precedent to any agreement (verbal or written) between the employment business/ agency and GSK. In the absence of such written authorization being obtained any actions undertaken by the employment business/agency shall be deemed to have been performed without the consent or contractual agreement of GSK. GSK shall therefore not be liable for any fees arising from such actions or any fees arising from any referrals by employment businesses/agencies in respect of the vacancies posted on this site.