Official Internal Job Title:

Technician Secretary B

Status:

Temporary (Durée déterminée)

Job Description:

La personne titulaire effectue des travaux à caractère administratif reliés à la gestion des activités de location des espaces bureaux et commerciaux des immeubles en propriété et en location externe. Elle est appelée à interagir et à communiquer régulièrement avec les clients internes et externes de la Société ainsi qu’avec les courtiers immobiliers dans le cadre de différents dossiers et mandats. Elle participe à la réalisation et à l'analyse de certaines activités reliées à la direction principale. Elle assure un rôle de soutien auprès du personnel et est appelée à assumer la gestion de projets mineurs et à coordonner des activités qui s’intègrent dans des projets plus complexes.

Elle soutient également les gestionnaires de la direction principale dans les activités de coordination, de gestion financière, de planification et de suivis.   

Vous vous réalisez dans les tâches et fonctions suivantes :

• Effectuer et/ou participer la gestion administrative des projets de l’ouverture jusqu’à leur fermeture

• Participer à la réalisation des études de marché, obtenir des informations des immeubles concurrents dans les sites spécialisés, superviser, avec l’équipe de communication, les activités de publicité et marketing des immeubles commerciaux; participer aux activités de mise en marché des espaces à louer

• Maintenir à jour les informations (locataires, espaces disponibles à la location, coordonnées des courtiers, etc.)  relatives à nos immeubles dans les sites web existants: ainsi que dans les sites web et/ou revues spécialises: Altus Insite, Espace Québec, Espace Montréal, etc.

• Agir comme pivot pour les communications de la direction, en collaboration avec l’équipe Relation Client, vers la clientèle des locataires commerciaux, s’assurer du respect des standards de communication, de leur uniformité et d’obtenir l’autorisation avant la diffusion

• Recevoir et acheminer les demandes d’informations sur les locaux à louer , préparer les différents documents officiels relatifs au processus de location: offres de location, baux, avenants, ententes de renouvellement, ententes de résiliation et tous autres documents pertinents; assurer et gérer le suivi des documents avec les clients.

Vos qualifications et vos talents :

• DEC en techniques de secrétariat ou de bureautique ou l’équivalent

• 2 années d'expérience pertinentes

• Maitrise avancée de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones

** contrat temporaire - 35h par semaine **

#S1

#LI-Hybrid

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