Job Description

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Doel van de functie

De Specialist Masterdata, Invoicing & Contracten is verantwoordelijk voor het beheer van administratieve en operationele gegevens die essentieel zijn voor een correcte werking van het netwerk. Deze rol omvat het opvolgen van facturatieprocessen, het beheren van contracten en masterdata en het coördineren van schadegevallen, verzekeringsdossiers en vergunningen. De specialist zorgt voor nauwkeurigheid, compliance en een vlotte samenwerking met interne en externe stakeholders.

Kernverantwoordelijkheden

• Opvolging en controle van facturatieprocessen en platformen

• Beheer van contracten met leveranciers, partners en operationele stakeholders

• Onderhoud en actualisatie van masterdata in operationele systemen

• Opvolging van schadegevallen en kosten via Innuendo, inclusief dossierbeheer in samenwerking met de Insurance Claim Officer van Circle K Belgium

• Coördinatie van verzekeringsdossiers en communicatie met betrokken partijen

• Beheer en opvolging van vergunningen (tabak, alcohol, gokspelen, HACCP-attest) voor stations en operationele activiteiten

• Samenwerking met Finance, Legal en Operations voor correcte en tijdige verwerking van facturen en bewaring van contracten. Voorbereiding tenders i.s.m. RES-Manager

• Rapporteren van status, afwijkingen en verbetervoorstellen aan het RES-team en management

• Beheer facturatieplatform voor klantenfacturatie tankbeurten en opvolging van gerelateerde processen

Vereiste vaardigheden & competenties

• Nederlands/Frans

Uitstekende kennis van één van beide talen zowel mondeling als geschreven. Goede kennis van de andere taal is een plus

• Engels

Goede kennis, zowel mondeling als geschreven is een must

• Administratieve nauwkeurigheid

Zorgvuldig en gestructureerd werken met gevoelige en complexe gegevens

• Kennis van operationele systemen

Ervaring met masterdata-platformen en facturatiesoftware

• Contractbeheer

Inzicht in contractstructuren, deadlines en compliance vereisten

• Probleemoplossend vermogen

Snel en correct reageren op afwijkingen of schadegevallen

• Samenwerking

Efficiënt samenwerken met interne afdelingen en externe partners

• Communicatie

Duidelijke en professionele communicatie, zowel schriftelijk als mondeling

• Discretie & integriteit

Verantwoord omgaan met vertrouwelijke informatie en juridische documenten

• Organisatorisch talent

Sterk in het opvolgen van dossiers, deadlines en documentatieprocessen

• Oog voor detail

Nauwkeurigheid in rapportering, facturatie en analyse

• Autonoom

Zelf de functie in handen nemen en invulling geven naargelang de behoeften van het terrein, telkens in samenspraak met de RES Manager

• Affiniteit met cijfers

Comfortabel met het interpreteren van statistieken, tabellen en grafieken. Patronen herkennen, verbanden leggen en logische conclusies trekken uit cijfermatige data.

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Objectif du poste

Le spécialiste Masterdata, de la facturation et des contrats est responsable de la gestion des données administratives et opérationnelles essentielles au bon fonctionnement du réseau. Ce rôle comprend le suivi des processus de facturation, la gestion des contrats et des données de base, ainsi que la coordination des réclamations, des dossiers d'assurance et des permis. Le spécialiste veille à l'exactitude, à la conformité et à une collaboration fluide avec les parties prenantes internes et externes.

Responsabilités principales

• Suivi et contrôle des processus de facturation et plateformes

• Gestion des contrats avec les fournisseurs, les partenaires et les parties prenantes opérationnelles

• Maintenance et mise à jour des données de référence dans les systèmes opérationnels

• Suivi des sinistres et des frais via Innuendo, y compris la gestion des dossiers en collaboration avec le Insurance Claim Officer de Circle K Belgium

• Coordination des dossiers d'assurance et communication avec les parties concernées

• Gestion et suivi des licences (tabac, alcool, jeux d'argent, certificat HACCP) pour les stations et les activités opérationnelles

• Collaboration avec les Finances, le Juridique et les Opérations pour le traitement correct et rapide des factures et le maintien des contrats. Préparation des appels d'offres en collaboration avec le Responsable RES

• Rapports sur l'état, les écarts et les propositions d'amélioration à l'équipe RES et à sa direction

• Gérer la plateforme de facturation des clients, des pleins de carburants et le suivi des processus associés

Aptitudes et compétences requises

• Néerlandais/Français

Excellente connaissance de l'une ou l'autre langue, tant à l'oral qu'à l'écrit. Une bonne connaissance de l'autre langue est un plus

• Anglais

De bonnes connaissances, tant à l'oral qu'à l'écrit, sont indispensables

• Précision administrative

Travailler avec des données sensibles et complexes de manière minutieuse et structurée

• Connaissance des systèmes opérationnels

Expérience avec les plateformes de Masterdata et les logiciels de facturation

• Gestion des contrats

Aperçu des structures contractuelles, des délais et des exigences de conformité

• Compétences en résolution de problèmes

Réagir rapidement et correctement aux écarts ou aux déclaration de dommages

• Coopération

Collaborer efficacement avec les départements internes et les partenaires externes

• Communication

Communication claire et professionnelle, tant à l'écrit qu'à l'oral

• Discrétion et intégrité

Traitement responsable des informations confidentielles et des documents juridiques

• Talent organisationnel

Fort dans le suivi des dossiers, des délais et des processus de documentation

• Le souci du détail

Précision dans le reporting, la facturation et l'analyse

• Autonomie

Prendre le contrôle de la fonction et l'interpréter en fonction des besoins du terrain, toujours en concertation avec le Responsable RES

• Affinité avec les chiffres

Aisance à interpréter les statistiques, les tableaux et les graphiques. Reconnaître des modèles, établir des liens et tirer des conclusions logiques à partir de données numériques.