Ops Admin Assistant III (Customer Service)

Posted:
2/25/2026, 1:31:37 AM

Location(s):
Colorado, United States ⋅ Bogotá, Bogota, Colombia ⋅ Bogota, Colombia

Experience Level(s):
Mid Level ⋅ Senior

Field(s):
Customer Success & Support

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Job Description:

Esta posición tiene como funciones principales:

Seguimiento y Control de la Operación

  • Monitoreo en Tiempo Real: Supervisar el flujo operativo diario para detectar desviaciones en los niveles de servicio y activar protocolos de escalamiento de forma inmediata.
  • Control de Bitácoras: Administrar y auditar la bitácora de eventos operativa, asegurando que todos los incidentes, cambios y novedades queden registrados con precisión, hora y responsable.
  • Validación de Procesos: Realizar cierres diarios de operación para verificar que todas las tareas críticas se hayan ejecutado según los procedimientos estándar.

Análisis e Indicadores (KPIs)

  • Consolidación de Datos: Transformar la información de las bitácoras y reclamaciones en indicadores de gestión (tiempos de respuesta, tasa de error, nivel de satisfacción).
  • Reporte de Novedades: Elaborar informes de gestión operativa que identifiquen los puntos de fricción recurrentes en el servicio.
  • Presentación de indicadores mensual y trimestral del proceso general de las operaciones del cliente asignado.

Gestión de Reclamaciones y

  • Atención de Casos Críticos: Recibir y gestionar reclamaciones de clientes internos y externos, asegurando un registro fidedigno en el sistema.
  • Resolución y Cierre: Coordinar con las áreas responsables la solución de cada queja y redactar las respuestas formales bajo un enfoque de calidad.
  • Trazabilidad: Garantizar que cada reclamación tenga un hilo conductor claro desde la apertura hasta la satisfacción final del cliente.

Gestión de Calidad y Documentación

  • Planes de Mejora: Documentar las acciones preventivas derivadas del análisis de la bitácora para optimizar la operación futura y mejorar la experiencia de servicio.
  • Custodia Documental: Mantener el archivo (digital y físico) organizado, garantizando que la evidencia de la operación esté disponible para auditorías en cualquier momento.

Grado: 005

Lugar de Trabajo: Siberia - San Diego

Modalidad: Presencial


Employee Type:
 

Permanent


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