Insulet started in 2000 with an idea and a mission to enable our customers to enjoy simplicity, freedom and healthier lives through the use of our Omnipod® product platform. In the last two decades we have improved the lives of hundreds of thousands of patients by using innovative technology that is wearable, waterproof, and lifestyle accommodating.

Position Overview:

Provides administration support to the French team. Based in Paris, France, the job holder will be responsible to provide administrative support.

Responsibilities:

• Ensure that the office meets the needs of the employees and provide a great working environment.

Prepare purchase orders of Insulet France and invoicing, prepare standard contracts.

Follow the Opex of the affiliate in coordination with local finance.

• Screen calls and route correspondence and emails.
• Prepare letters, emails.

• Manage meeting details such as room reservations, preparing agendas, securing necessary IT equipment, initializing presentations, catering, and attendee updates.

Maintain schedules by arranging meetings and appointments.

• Scheduling/event management for employees (conference calls and online meetings)

• Support for marketing activities, sales activities when necessary
• First point of contact for the General Manager, France.
Go to person for the French team

• Performs other duties as assigned

Education and Experience:

Minimum Qualifications:
• 5 years’ experience administration support/ similar role.

Bac +2
• Experience supporting teams preferred.

• A plus: Experience in the healthcare industry with exposure to regulatory requirements

Preferred Skills & Competencies:
• Dependable, highly organized, and very detail oriented.
• Ability to act independently and use discretionary judgment.
• Knowledgeable in Microsoft Office suite (Word, Excel, and PowerPoint).
• Verbal, written, presentation, and communication skills.
• Ability to handle multiple projects at any given time.
• Team-oriented.
• Interpersonal skills.
• Fluent in English and French.

NOTE: This position requires on-site working (requires on-site office/plant/lab work). #LI-Onsite 

Aperçu du poste :

Fournir un soutien administratif à l’équipe française. Basé à Paris, France, le titulaire du poste sera responsable de fournir un soutien administratif.

Responsabilités :

• Veiller à ce que le bureau réponde aux besoins des employés et offre un excellent environnement de travail.
• Préparation des bons de commande d’Insulet France, de la facturation, et préparation des contrats standard.
• Suivi des dépenses opérationnelles de l’affilié en coordination avec la finance locale.
• Gestion des appels et acheminement de la correspondance et des courriels.
• Préparation des lettres, des courriels.
• Gestion des détails des réunions tels que les réservations de salles, la préparation des ordres du jour, la sécurisation de l’équipement informatique nécessaire, l’initialisation des présentations, la restauration et les mises à jour des participants.
• Maintenir les horaires en organisant des réunions et des rendez-vous.
• Gestion de la planification/événements pour les employés (appels conférence et réunions en ligne).
• Soutien aux activités de marketing, activités de vente si nécessaire.
• Premier point de contact pour le Directeur Général, France.
• Personne de référence pour l’équipe française.
• Effectuer d’autres tâches assignées.

Éducation et expérience :

Qualifications minimales :

• Minimum de 5 ans d’expérience en soutien administratif/similaire.
• Niveau Bac +2.
• Expérience de soutien aux équipes préférée.
• Un plus : Expérience dans l’industrie de la santé avec une exposition aux exigences réglementaires.

Compétences et aptitudes préférées : 

• Fiable, organisé et très attentif aux détails.
• Capacité à agir de manière indépendante et à utiliser son jugement discrétionnaire.
• Connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).
• Excellentes compétences en communication verbale, écrite et de présentation.
• Capacité à gérer plusieurs projets à tout moment.
• Orienté vers le travail d’équipe.
• Compétences interpersonnelles.
• Maîtrise de l’anglais et du français.

NOTE: Ce poste nécessite un travail sur site (bureau/usine/laboratoire sur site).

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