Your work days are brighter here.
At Workday, it all began with a conversation over breakfast. When our founders met at a sunny California diner, they came up with an idea to revolutionize the enterprise software market. And when we began to rise, one thing that really set us apart was our culture. A culture which was driven by our value of putting our people first. And ever since, the happiness, development, and contribution of every Workmate is central to who we are. Our Workmates believe a healthy employee-centric, collaborative culture is the essential mix of ingredients for success in business. That’s why we look after our people, communities and the planet while still being profitable. Feel encouraged to shine, however that manifests: you don’t need to hide who you are. You can feel the energy and the passion, it's what makes us unique. Inspired to make a brighter work day for all and transform with us to the next stage of our growth journey? Bring your brightest version of you and have a brighter work day here.
About the Team
The LCCA Global Legal Services Team delivers world class legal shared services and continually transforms the Legal Compliance and Corporate Affairs organization to operate at scale through simplicity, speed and skills. We implement best practices, optimize resources, and leverage technology.
El equipo de Global Legal Services de Cumplimiento Legal y Asuntos Corporativos ofrece servicios jurídicos compartidos de primer nivel y transforma continuamente la organización de Cumplimiento Legal y Asuntos Corporativos para operar a escala a través de la simplicidad, la velocidad y las habilidades. Implementamos las mejores prácticas, optimizamos los recursos y aprovechamos la tecnología.
About the Role
PLEASE SUBMIT AN ENGLISH VERSION OF YOUR RESUME
Our Global Legal Services team seeks a highly motivated and detail-oriented E-Billing & Vendor Management Specialist to optimize spend management and ensure financial efficiency. This critical role will oversee all legal department expenditures, including managing outside counsel spend through our electronic-billing system, and play a key role in ensuring accuracy and compliance in all financial transactions.
Responsibilities:
Spend Management:
Oversee all legal department expenditures, including outside counsel spend managed through Legal’s e-billing platform. Proactively collaborate with internal teams and external vendors to optimize legal spend, ensuring timely purchase order initiation and invoice processing.
E-Billing Management:
- Oversee the end-to-end electronic billing process for external legal counsel, ensuring timely and accurate submission and approval of invoices and accruals.
- Collaborate with outside counsel to troubleshoot and resolve billing discrepancies.
- Monitor and enforce compliance with billing guidelines and internal policies.
- Maintain a thorough understanding of e-billing systems and processes to provide guidance and support to internal and external partners.
- Partner with finance and accounting on monthly accruals and reporting.
- Lead the intake, updates, and remediation of legal matters.
Vendor Relationship Management:
- Cultivate and maintain working relationships with external outside counsel billing teams.
- Serve as the primary point of contact for billing-related inquiries from both internal and external partners (i.e., Accounting, Finance, and Compliance teams).
- Facilitate effective communication and collaboration on billing matters to drive continuous improvement and optimization.
Technology Integration:
- Work closely with our Business Technology teams and GLS team to advise on eBilling platforms and technologies.
- Provide continual and consistent training and support to legal teams and external vendors on eBilling systems and processes.
Process Improvement:
- Continuously evaluate and enhance eBilling processes to improve accuracy, reduce costs, and streamline workflows.
- Incorporate automation and AI-relevant opportunities into the overall process to alleviate high volume/low risk work.
Operational Support:
- Provide support to management for vendor onboarding, including coordinating internal procurement and accounting processes and configuring the e-billing system. Assist with matter budgeting, forecasting, and accruals, and contribute to spend analytics and reporting.
Nuestro equipo de Global Legal Services busca especialista en gestión de facturación electrónica y proveedores altamente motivado y orientado al detalle para optimizar la gestión de gastos y garantizar la eficiencia financiera. La persona en esta función crítica deberá supervisar todos los gastos del departamento jurídico, incluida la gestión de los gastos de asesoramiento externo a través de nuestro sistema de facturación electrónica, y desempeñará un papel clave al momento de garantizar la precisión y el cumplimiento de todas las transacciones financieras.
Responsabilidades:
Gestión de gastos:
Supervisar todos los gastos del departamento jurídico, incluidos los gastos de asesoramiento externo gestionados a través de la plataforma de facturación electrónica del departamento jurídico. Colaborar de forma proactiva con los equipos internos y los proveedores externos para optimizar el gasto legal, garantizando el inicio puntual de las órdenes de compra y la tramitación de las facturas.
Gestión de facturación electrónica:
- Supervisar el proceso integral de facturación electrónica para los asesores jurídicos externos, garantizando la presentación y la aprobación puntual y precisa de las facturas y los devengos.
- Colaborar con los asesores externos para solucionar y resolver discrepancias de facturación.
- Supervisar y aplicar las directrices de facturación y las políticas internas.
- Mantener un conocimiento profundo de los sistemas y procesos de facturación electrónica a fin de proporcionar orientación y soporte a los partners internos y externos.
- Colaborar con los departamentos de finanzas y contabilidad en la elaboración de los devengos y los informes mensuales.
- Dirigir la admisión, actualización y resolución de asuntos jurídicos.
Gestión de las relaciones con los proveedores:
- Cultivar y mantener relaciones de trabajo con los equipos externos de facturación.
- Funcionar como punto de contacto principal en las consultas relacionadas con la facturación de partners internos y externos (es decir, equipos de Contabilidad, Finanzas y Cumplimiento).
- Facilitar una comunicación y colaboración eficaces en asuntos de facturación a fin de impulsar la mejora y la optimización continuas.
Integración de la tecnología:
- Trabajar en estrecha colaboración con nuestros equipos de tecnología empresarial y el equipo de Global Legal Services para asesorar sobre plataformas y tecnologías de facturación electrónica.
- Proporcionar a los equipos jurídicos y los proveedores externos capacitación y soporte continuos y coherentes sobre los sistemas y procesos de facturación electrónica.
Mejora de los procesos:
- Evaluar y mejorar continuamente los procesos de facturación electrónica para mejorar la precisión, reducir los costos y agilizar los flujos de trabajo.
- Incorporar la automatización y las oportunidades relevantes de la IA en el proceso general para aliviar el trabajo de alto volumen/bajo riesgo.
Apoyo operativo:
- Brindar soporte a gerencia en el proceso de incorporación de proveedores, incluida la coordinación de los procesos internos de adquisición y contabilidad y la configuración del sistema de facturación electrónica. Ayudar en la elaboración del presupuesto, previsión y devengo de asuntos, y contribuir al análisis de gastos y a la elaboración de informes.
About You
Basic Qualifications
- Prior experience in legal operations, finance, or a similar role with a focus on spend management.
- Strong understanding of finance and legal billing processes and guidelines.
- Experience implementing and leading eBilling systems.
- Deep experience in developing reports and delivering data to key partners.
- Very proficient in Excel - you can do a VLOOKUP in your sleep.
Other Qualifications
- Excellent communication and interpersonal skills.
- Proficiency in using eBilling platforms and legal management software. Experience with Workday a plus.
- Diligent with strong analytical and problem-solving abilities.
- Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment.
- Familiarity with legal industry trends and technology.
Cualificaciones básicas
- Experiencia previa en operaciones jurídicas, finanzas o un puesto similar centrado en la gestión de gastos.
- Conocimiento profundo de los procesos y las directrices de facturación financiera y jurídica.
- Experiencia en la implementación y dirección de sistemas de facturación electrónica.
- Amplia experiencia en la elaboración de informes y la entrega de datos a partners clave.
- Muy competente en Excel: que pueda hacer un VLOOKUP a ojo cerrado.
Otras cualificaciones
- Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación.
- Competencia en el uso de plataformas de facturación electrónica y software de gestión jurídica. Se valorará la experiencia con Workday.
- Que sea diligente, con sólida capacidad analítica y de resolución de problemas.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en colaboración en un entorno veloz.
- Familiaridad con las tendencias y la tecnología del sector jurídico.
Our Approach to Flexible Work
With Flex Work, we’re combining the best of both worlds: in-person time and remote. Our approach enables our teams to deepen connections, maintain a strong community, and do their best work. We know that flexibility can take shape in many ways, so rather than a number of required days in-office each week, we simply spend at least half (50%) of our time each quarter in the office or in the field with our customers, prospects, and partners (depending on role). This means you'll have the freedom to create a flexible schedule that caters to your business, team, and personal needs, while being intentional to make the most of time spent together. Those in our remote "home office" roles also have the opportunity to come together in our offices for important moments that matter.
Are you being referred to one of our roles? If so, ask your connection at Workday about our Employee Referral process!