Job Description

Mission:

Reporting to the Operations Manager, the Receptionist will respond to all incoming calls, greet and direct all visitors, answering inquiries in a positive and professional manner, representative of Extendicare

Key Responsibilities:

• To answer all incoming calls, and respond to caller’s inquiries in a positive, professional manner;
• To redirect calls as appropriate and take clear, concise messages when required;
• To greet, assist and direct all visitors;
• To pick up and sort internal mail;
• To stamp, deliver and manage external mail;
• To prepare packages and arrange courier pick up;
• To arrange meeting room schedule and bookings;
• To update phone and distribution lists;
• To maintain a clean, safe, fully stocked and well organized reception area;
• To assist with small projects as required by other administrative support (i.e. labels, bulk mailing, etc.);
• To complete other duties as assigned;
• To uphold and promote the organization’s values and philosophy related particularly to ethics, morality, and integrity as set out in Extendicare’s Code of Conduct.
• To assist the scheduler with calls for replacement staff / call-ins after regular business hours and as required.
• This position is for weekend shifts.

Qualifications:

• Above average interpersonal, oral and written communication skills;
• Previous experience in reception is considered an asset;
• Must exhibit professional and polished telephone manner;
• Ability to handle multiple tasks at once, work under pressure, and meet deadlines;
• Highly organized and detail focused;
• Expertise in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, E-Mail)
• Must be bilingual French and English in both spoken and written.

What Extendicare has to offer:

At Extendicare, we believe that working as a team creates an environment that allows us to reach our potential.  We value each employee, encourage equal opportunity for growth and recognize achievement.  As a valued member of our team you can expect:

• Continuous mentorship, support for life-long learning and growth opportunities.
• Opportunities for advancement and career growth within the organization
• A rewarding and meaningful work experience where you can enrich your life and the lives of others through your work.

Extendicare is a leading provider of care and services for seniors across Canada, operating under the Extendicare, ParaMed, Extendicare Assist, and SGP Purchasing Network brands. We are committed to delivering quality care to meet the needs of a growing seniors’ population, inspired by our mission to provide people with the care they need, wherever they call home. We operate a network of long-term care homes (both owned and under management contracts), deliver over 11 million hours of home health care services annually, and provide group purchasing services to third parties representing approximately 150,000 beds across Canada. Extendicare proudly employs nearly 30,000 qualified, highly trained and dedicated team members who are passionate about providing high-quality care and services to help people live better.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mission:

Sous la responsabilité de la Directrice des Operations, le/la réceptionniste répondra à tous les appels entrants, accueillera et orientera tous les visiteurs, et répondra aux demandes de renseignements avec professionnalisme et bienveillance, en representant les valeurs d'Extendicare.

Responsibilitiés Principales:

• Répondre à tous les appels entrants et traiter les demandes des appelants avec bienveillance et professionnalisme;
• Rediriger les appels selon les besoins et prendre des messages clairs et concis lorsque cela est nécessaire;
• Accueillir, aider et orienter tous les visiteurs;
• Ramasser et trier le courrier interne;
• Affranchir, distribuer le courrier externe;
• Préparer les colis et organiser leur enlèvement par un service de livraison;
• Gérer l’horaire et les réservations des salles de réunion;
• Pour mettre à jour les listes de numéros de téléphone et de diffusion;
• Veiller à ce que l'espace d'accueil soit propre, sûr, bien approvisionné et bien rangé;
• Apporter son aide pour de petits projets ou pour d'autres tâches administratives (par exemple, étiquetage, envois postaux en nombre, etc.) ;
• Accomplir toute autre tâche qui lui est confiée;
• Respecter et promouvoir les valeurs et la philosophie de l'organisation, notamment en matière d'éthique, de moralité et d'intégrité, telles qu'énoncées dans le Code de conduite d'Extendicare.
• Aider le responsable des cédule / horaire à gérer les demandes de personnel de remplacement ou les appels en renfort en dehors des heures de bureau habituelles et selon les besoins.
• Ce poste prévoit des horaires de travail les fins de semaine.

Qualifications:

• Des compétences en communication interpersonnelle, orale et écrite supérieures à la moyenne;
• Une expérience préalable dans le domaine de l'accueil est un atout;
• Doit faire preuve d'un comportement professionnel et courtois au téléphone;
• Capacité à mener plusieurs tâches a la fois, à travailler sous pression et à respecter les délais;
• Très organisé(e) et soucieux(se) du détail;
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, outlook)
• Doit être bilingue en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Ce qu'Extendicare a à offrir:

Chez Extendicare, nous sommes convaincus que le travail d'équipe crée un environnement propice à l'épanouissement de chacun. Nous accordons de l'importance à chaque collaborateur, favorisons l'égalité des chances en matière d'évolution professionnelle et valorisons les réalisations de chacun.    En tant que membre apprécié de notre équipe, vous pouvez vous attendre à:

• Un accompagnement continu, un soutien à l'apprentissage et des opportunités d'évolution professionnelle.
• Possibilités d'évolution et de progression de carrière au sein de l'organisation
• Une expérience professionnelle enrichissante et pleine de sens, qui vous permettra d'enrichir votre vie et celle des autres grâce à votre travail.

Extendicare est l’un des principaux prestataires de soins et de services aux personnes âgées au Canada, opérant sous les marques Extendicare, ParaMed, Extendicare Assist et SGP Purchasing Network. Nous nous engageons à fournir des soins de qualité pour répondre aux besoins d’une population âgée en pleine croissance, guidés par notre mission qui consiste à offrir à chacun les soins dont il a besoin, quel que soit l’endroit où il vit. Nous gérons un réseau de résidences de soins de longue durée (en propriété ou en gestion), fournissons plus de 11 millions d’heures de soins à domicile chaque année et proposons des services d’achats groupés à des tiers, représentant environ 150 000 lits à travers le Canada. Extendicare est fière de compter près de 30 000 collaborateurs qualifiés, hautement formés et dévoués, qui ont à cœur d’offrir des soins et des services de grande qualité afin d’aider les gens à mieux vivre.

Time Type

Part time

Compensation Details

Compensation will be discussed during the recruiting process.

At Extendicare, we’ve spent more than 50 years dedicated to enhancing the quality of life for residents in our long-term care homes across Canada. When you join Extendicare, you become part of a compassionate, mission-driven team committed to creating a safe, supportive, and enriching environment for every resident we serve.​

 ​

We provide competitive compensation that reflects the value of this role and the unique qualifications each candidate brings. Final salary offers are based on a variety of factors such as your skills, experience, education, and alignment with the responsibilities of this position.

 ​

Base salary is one component of our broader total rewards package. We offer a comprehensive suite of benefits designed to support your health, financial well-being, and long-term career growth. Your recruiter can provide more details about our total rewards offerings during the hiring process.​

 ​

We may use artificial intelligence (AI) tools to support certain stages of the recruitment process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing candidate responses. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment — every application is reviewed by a member of our team to ensure thoughtful and equitable consideration. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.​

 ​

Extendicare is committed to fostering an accessible, inclusive, and equitable hiring process. We gladly accommodate the needs of applicants throughout all stages of recruitment and selection upon request.​